出口备案单证，是纳税人在办理出口退（免）税过程中，按出口退（免）税管理规定需要留存备查的单据、证明。出口备案单证是纳税人证明出口业务真实性的重要证据，也是税务机关防范和打击出口骗税的重要线索。最近，国家税务总局发布了《关于进一步便利出口退税办理 促进外贸平稳发展有关事项的公告》（国家税务总局公告2022年第9号，以下简称“9号公告”），明确提出自5月1日起，优化出口退（免）税备案单证管理。出口备案单证是畅享出口退税优惠的关键，该项规定对出口企业来说至关重要。

单证分类

第一类为出口企业的购销合同。该类单据范围保留了外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，增加了出口合同。同时，结合简化外贸综合服务企业代办退税备案流程措施，9号公告将外贸综合服务合同也纳入备案范围。实务中，有相关业务的出口企业，均会签订出口合同和外贸综合服务合同，新的变化不会增加企业额外负担。

第二类为出口货物的运输单据。除延续海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据外，9号公告将出口企业承付运费的国内运输单证，调整为出口企业承付运费的国内运输发票、出口企业承付费用的国际货物运输代理服务费发票等。

实务中，运输单据的种类很多，有运输合同或协议、发票等。此前，运输单据规定较为笼统，仅为“运输单据”，9号公告将备案的运输单证明确为发票，避免了歧义。同时，此举还有利于实现出口货物与国内运输物流信息、国际货物运输代理企业之间的关联，便于有关部门的管理。其中有一个细节需要注意，承运公司若属于增值税一般纳税人，开具发票时应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容，填写在发票备注栏中，如内容较多可另附清单，否则该发票可能被认定为不合规发票，影响备案单证有效性，进而影响出口企业享受出口退税优惠。

第三类为出口企业委托其他单位报关的单据。该类单据为此次9号公告新增内容，包括委托报关协议、受托报关单位为其开具的代理报关服务费发票等单据，用以引导纳税人增强风险意识，并以此为依据加强对受托单位的报关、通关事项进行管理。

注意事项

根据9号公告，出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，妥善保管出口企业的购销合同、出口货物的运输单据以及委托其他单位报关的单据，并按照申报退（免）税的时间顺序，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。

举例来说，A外贸公司以一般贸易方式出口一批货物，于2022年5月5日通过海运报关出口，6月15日收齐单证并按规定申报出口退（免）税。那么，A外贸公司应于15日内（即6月30日前），妥善保管合同类的出口合同、外贸企业购货合同；运输单据类的海运提单、承付运费的国内运输发票、承付费用的国际货物运输代理服务费发票；委托报关类单据的协议、代理报关服务费发票等单证。同时，A外贸公司应根据保管的具体单证，制作出口退（免）税备案单证目录，注明单证存放方式，以备税务机关核查。根据9号公告，A外贸公司应存放和保管上述备案单证，不得擅自损毁，保存期为5年。

根据民法典规定，依法签订的合同可以是纸质合同，也可以是电子合同、口头合同。因此，9号公告明确纳税人可以依据实际情况，灵活选择纸质化、影像化或者数字化方式进行单证备案。假设A外贸公司出口货物时，与客户订立的出口合同为电子购销合同，那么A外贸公司可以采用数字化方式备案。需要注意的是，A外贸公司与供货企业订立的购货合同如果是纸质合同，还需在备案单证目录中注明备案单证的存放地点。

违规后果

合规进行出口备案单证，是出口企业畅享出口退税优惠的关键。根据现行规定，出口企业未按规定进行单证备案，不能享受出口退（免）税优惠；出口企业提供虚假备案单证，需视同内销缴纳增值税，并面临税务行政处罚；出口企业拒绝提供备案单证，将面临行政处罚和从严管理。

出口企业未按规定进行单证备案，不能享受出口退（免）税优惠，适用免税政策。这其中的差别是，适用出口退（免）税政策的，生产企业可以免抵退税，外贸企业可以免退税。其中的“免”指零税率，生产企业“退”的是经计算之后的留抵税额，进项税额可以抵扣；外贸企业“退”的是进项税额。而企业适用免税政策，视同内销免征增值税，相应的进项税额不得抵扣，也不退还。所以如果出口企业不能按规定备案，很可能面临出口成本的增加。

尤其需要注意的是，企业提供虚假备案单证需视同内销缴纳增值税，并面临税务行政处罚。按照税收征收管理法第七十条的规定处罚，税务机关责令改正的，处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。

出口企业拒绝提供备案单证，将面临行政处罚和从严管理。现行政策规定，纳税人拒绝提供备案单证的，按照征管法第七十条规定，税务机关责令其改正的，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。同时，《出口退（免）税企业分类管理办法》（国家税务总局公告2016年第46号印发）明确，出口企业上一年度发生过拒绝向税务机关提供出口退（免）税备案单证的，其管理类别评定为四类。四类企业在无纸化申报、收汇资料等方面受限。如，在出口退（免）税申报时，不适用无纸化管理、需提供纸质申报资料，且需提供收汇资料等。

（作者单位：国家税务总局嘉善县税务局）